Algemene informatie

Bij Compagnie Infini vzw vinden we het belangrijk om jouw persoonsgegevens goed te beschermen en je privacy te respecteren. In deze privacyverklaring leggen we duidelijk uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ermee omgaan.

We zorgen ervoor dat uw gegevens veilig zijn en houden ons altijd aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening EU 2016/679). Dit betekent onder andere dat wij:

Uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doelen die we in deze verklaring hebben beschreven.

Enkel de gegevens vragen en verwerken die noodzakelijk zijn.

Eerst om uw toestemming vragen als dat vereist is.

Technische en organisatorische maatregelen nemen om uw gegevens goed te beveiligen.

Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Compagnie Infini vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Compagnie Infini vzw
Hulstboomstraat 16
9000 Gent
info@compagnieinfini.be
BE1026230702

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring geldt voor al onze huidige en voormalige leden, deelnemers aan activiteiten, mensen die interesse hebben (of hadden) in onze activiteiten, diensten of producten, klanten, toekomstige klanten en leveranciers.

Waarom verzamelen wij persoonlijke gegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Compagnie Infini vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Deelname aan activiteiten van de vereniging zoals de repetities, voorstellingen, sociale evenementen …

Inschrijving in ons leden register bij toetreding tot de vereniging

Het versturen van informatiemails i.v.m. onze werking en activiteiten

Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; [met toestemming van de betrokkene]

Afsluiten van burgerlijke aansprakelijkheid en persoonsverzekeringen voor activiteiten

Het opstellen van statistieken (waarbij de gegevens worden geanonimiseerd).

Het bekomen van subsidiëring door de overheid

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Welke gegevens verzamelen wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken

Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, …

Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres, …

Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer en rijksregisternummer

Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit, stemsoort

Interesses

Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)

Opleiding en vorming

Aanwezigheid

Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Om lid te worden of deel te nemen aan activiteiten van de vereniging, kunnen bepaalde gegevens nodig zijn. Uitzonderingen hierop zijn:

Beeldmateriaal, dat enkel gebruikt wordt voor public relations

Contactgegevens, die enkel gebruikt worden voor direct marketing

Als je deze gegevens niet verstrekt, dan:

worden er geen gerichte foto’s van jou gepubliceerd

ontvang je geen commerciële e-mails van ons

Nemen en verwerken van beeldmateriaal

Tijdens de activiteiten worden vaak sfeerfoto’s (niet gerichte beelden) genomen in kader van publiciteit en rapportage. Verder worden ook gerichte beelden genomen tijdens activiteiten. Bij deelname aan onze activiteiten wordt aangenomen dat u stilzwijgend toestemming geeft voor deze beelden.

Compagnie Infini vzw staat uiteraard garant dat het foto’s publiceert als een goed huisvader waarbij rekening wordt gehouden met de content en context van de beelden. Ziet u toch een beeld van uzelf dat u liever niet openbaar wenst, dan kan u ons altijd contacteren via de bovenstaande contactgegevens.

Met wie delen wij gegevens?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)

Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);

Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);

Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met vzw KOOR&STEM

Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Externe opleiders of trainers

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoelang bewaren wij gegevens?

Compagnie Infini vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Compagnie Infini vzw verbindt zich ertoe de gegevens te bewaren tenzij er een verzoek tot verwijdering wordt ingediend.

Beveiliging van gegevens

Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Concreet betekent dit onder andere:

Iedereen binnen Compagnie Infini vzw die toegang kan hebben tot jouw gegevens, is verplicht tot geheimhouding.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

Waar nodig pseudonimiseren we persoonsgegevens.

Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen op en worden op jaarbasis bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid. Toegang tot gegevens wordt alleen gegeven wanneer dit nodig is voor hun taken.

Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

U kan ons contacteren via het adres bovenaan deze privacyverklaring als u gebruik wilt maken van uw rechten, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Compagnie Infini vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Die aanpassingen zullen steeds openbaar op onze website verschijnen.

De laatste wijziging gebeurde op 15 september 2025.